Vi söker en receptionist som ska hantera vår reception dagligen och utföra en mängd olika administrativa och kontorsmässiga uppgifter.
Ansvar
Välkomna gäster så snart de anländer till kontoret
Hänvisa besökare till rätt person och kontor
Svara på, screena och vidarebefordra inkommande telefonsamtal
Säkerställa att receptionen är städad och presentabel, med allt nödvändigt kontorsmaterial (t.ex. pennor, blanketter och broschyrer)
Ge grundläggande och korrekt information personligen och via telefon/e-post
Ta emot, sortera och distribuera daglig post/leveranser
Upprätthålla kontorssäkerheten genom att följa säkerhetsrutiner och kontrollera åtkomst via receptionen (övervaka loggbok, utfärda besöksbrickor)
Beställa kontorsmaterial och föra inventering
Uppdatera kalendrar och schemalägga möten
Ordna resor och boende och förbereda kuponger
Håll uppdaterade register över kontorsutgifter och kostnader
Utföra andra kontorsmässiga receptionsuppgifter såsom arkivering, kopiering, transkribering och faxning
Krav och färdigheter
Dokumenterad arbetslivserfarenhet som receptionist, receptionsrepresentant eller liknande roll
Kunskaper i Microsoft Office Svit
Praktisk erfarenhet av kontorsutrustning (t.ex. faxmaskiner och skrivare)
Professionell attityd och framtoning
Goda skriftliga och muntliga kommunikationsförmågor
Förmåga att vara påhittig och proaktiv när problem uppstår
Utmärkta organisationsförmågor
Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och prioritera uppgifter
Kundtjänstinställning
Gymnasieexamen; ytterligare certifiering i kontorsadministration är meriterande